如何利用專案管理工具檢視專案成本

專案從規劃開始，除了WBS及時間的規劃外，便是資源及成本之間的關係。以MS Project的操作使用而言，大部分成本的建立都是因為資源的存在而被產生計算出來。在專案中，成本於執行前為估算成本及預算成本，於專案執行中及後則為實際成本，不管是哪個成本類本，其組成架構基本上被區分為固定成本及變動成本兩種，再加上專案成本的計算方式約略可區分為由上而下，由下而上及專家估算、經驗法則等等，但面對專案屬性的不同，在使用MS Project時該使用那些視窗檢視才是最為洽當的，所以針對上列的幾點分別作解釋。

在專案規劃初期，成本的被建立及計算可由兩個視窗畫面做檢視，一是「資源工作表」，另一個就是在「甘特圖」的成本檢視，以前者而言（如下圖)，當資源為工時資源時，其成本的計算方式為工時數*標準工資。而當資源為成本或是材料資源時，其成本的計算方式則為每單位或是使用的成本計算，在這樣的計算方式下，是屬於由下而上的計算方式，較接近於精算法則，也就是說其結果有可能較接近於實際上發生的成本，但對大型專案而言，所需考慮的方向太多，若採用此種方式將會造成莫大困擾。

以工時資源而言，扣除上表的計算方式外，以專案經理的角度還需考慮在專案進行中有可能會遇上資源的薪資變動或是任務的加給，因此便須利用到「資源資訊/成本表」（如下圖)，在成本表中有不同的標籤頁，軟體本身的預設值為「A成本表」，因此建議薪資的變動採用此表，而任務加給的部分則採用其他成本，如此才不會造成成本上的計算錯誤。

因此建議扣除非得用工時計算成本的部分採用「資源工作表」（如下圖)，其餘的部分可採用「甘特圖」的成本檢視。在此視窗中可善加利用「固定成本」欄位，在專案中，包括材料，物品租賃，甚至於專案團隊的成本都建議在此建立，一方面是較為省時，但另一面則較為接近實際。因為在專案中以人力資源而言，扣除少部分工作人員是時薪制外，大部分的情況下都是屬於月薪制的，再加上有些任務是需要專案團隊一起執行，或是有些資源是因應該任務而被產生；而在物料成本的計算上，可以專案廠商的屬性而有不同的累計方式。

在上圖中，可檢視到該視窗中有「比較基準」及「差異」的欄位值產生，在軟體中當專案規劃完成之後，便會有總成本的產生，為求於專案執行中了解時間與成本和規劃時的差異性，故須於專案執行前3天左右建立專案基準，建立後，「比較基準」欄位值便因此產生，而隨著專案的進行其實際成本可能與預算成本有所不同，故因此而產生了差異值。

在軟體中，與成本相關的視窗不只上述兩個，只是這兩個剛好是通用於各類型的專案，若專案經理需要再檢視更細的成本資料，則可試試「資源圖表」、「任務分派狀況」及「資源使用狀況」的成本表便可獲得。